MAZUMA VÆLGER WorkForce Pro WP-4595 DNF

En frisk tilgang til udskrivning på kontoret

MAZUMA VÆLGER WorkForce Pro WP-4595 DNF

Mazuma blev grundlagt i 2006 og tilbyder problemfri, prisbillig service inden for regnskabsvæsen til små virksomheder. Grundlæggerne Lucy Cohen og Sophie Hughes' abonnementbaserede idé giver kunderne mulighed for at sende deres papirer til det dedikerede regnskabsteam hos Mazuma, som derefter sender regnskabet tilbage til kunden i løbet af nogle dage. Med et innovativt stregkodesporingssystem kan kunden hele tiden online overvåge status på deres papirarbejde.

Mazuma: Skabt ud fra et ønske om at få ting gjort

Cohen og Hughes, som er barndomsvenner, grundlagde Mazuma for seks år siden, da de begge var i starten af trediverne, og startede virksomheden fra deres soveværelser. I dag har Mazuma 20 ansatte og et kontor i Bridgend, South Wales, hvor de servicerer tusindvis af kunder fra hele Storbritannien. Firmaet har også udvidet i USA med et kontor i Salt Lake City og er ved at blive den største leverandør af regnskabsarbejde for små virksomheder i Storbritannien nogensinde.

I sine kommentarer om ideen til virksomhedens opståen forklarer Lucy Cohen, medstifter og kommerciel direktør for Mazuma: "Vi startede vores egen virksomhed for at undgå bureaukratiet og de strukturelle og ledelsesmæssige begrænsninger, som ofte forekommer inden for regnskabsbranchen. Efter at have set den pine, min far var i i forbindelse med sit årlige besøg hos revisoren, så vi en mulighed for at gøre tingene på en anden måde, og vi var overbeviste om, at det ville fungere."
 

Vigtigheden af kontorplads

Selvom forretningsmodellen med at levere alle materialer til kunderne via post og internet egner sig fint til en fjernopkoblet arbejdsstyrke og fjerner behovet for leje af dyre kontorer, valgte Mazuma en anden retning. Cohen og Hughes betragtede et kontor som noget vigtigt for opbygningen af et stærkt team i virksomheden. Denne personlige interaktion betyder, at tjenesten ikke bliver fragmenteret, og at processerne kører glat. Det er også vigtigt fra et forskriftsmæssigt perspektiv, da databeskyttelse i regnskabsbranchen er altafgørende. Kundernes dokumenter forlader aldrig kontolokalerne, og når de sendes tilbage til kunderne, er de forseglet i karakteristiske lilla konvolutter, som er forsynet med stregkoder og kan spores på Mazumas system.

 

Holder de faste omkostninger nede uden at gå på kompromis

For vores kontorlokaler er de faste omkostninger og udgifter altid de samme. I sin egenskab af revisor har Cohen en praktisk tilgang til dette aspekt af sin virksomhed.

"At vælge den rigtige kontorteknologi i god kvalitet, som er omkostningseffektiv, robust og energibesparende, er helt afgørende og betyder, at du ikke i en uendelighed skal udskifte og reparere udstyr, der er gået i stykker."

Udskrivning af dokumenter med henblik på dokumentation og annotation er altafgørende i et erhverv, hvor fokus på detaljen og minutiøs økonomisk analyse er nøgleordene. Ja, faktisk behandler Mazuma 25.000 papirark om året, hvilket svarer til 68 ark pr. dag (inkl. weekender). Sidste år brugte virksomheden ca. GBP (£) 1.600 på papir og toner tilsammen. Af denne grund er Mazumas udskrivningsomkostninger en vigtig del af kontorets udgifter, og virksomheden er nødt til at kontrollere disse omkostninger så meget muligt. Cohen forklarer:

"For regnskabsbranchen, og for Storbritannien i det hele taget, er det ganske enkelt ikke muligt at leve papirløst. Det accepterer vi men er interesserede i at sikre, at vi udskriver på den mest tidsbesparende, omkostningseffektive og miljøvenlige måde. Fysiske dokumenter, lige fra regnskabsberetninger over kassebøger til marketingmateriale, er det helt centrale i Mazumas forretning."

For at dække disse behov havde Cohen tidligere investeret i forskellige laserprintere men havde ikke fundet en model, som kunne opfylde kravene til den kvalitet og den kvantitet af trykte materialer, som Mazuma var afhængig af. Til sidst besluttede hun sig for en inkjetmodel og installerede to af Epsons WorkForce Pro WP-4595 DTWF-inkjetprintere til erhvervsbrug, som bruges af samtlige 20 medarbejdere til de mange tusinde udskrifter. WorkForce Pro er en højeffektiv, kompakt printer med indbyggede scanner-, fax- og dobbeltsidet udskrivningsfunktioner. Den hurtige All-in-One inkjetprinter giver en 50 % lavere pris pr. side, hurtig udskrivning og en reduktion af energiforbruget på 80 % i sammenligning med konkurrerende laserprintere. Det skønnes, at sammenlignet med de laserprintere, som Mazuma brugte tidligere, kommer WorkForce Pro til at spare virksomheden for 25 % af udskrivningsomkostningerne de næste tre år.

Cohen har følgende forklarende kommentar til printeren: "Da vi er en lille virksomhed, er vi meget interesserede i at holde vores faste omkostninger nede, men vi har ikke råd til at gå på kompromis, hvad angår kvalitet og effektivitet. Tidligere forbandt jeg inkjetprintere med hjemmeudskrivning. Den antagelse blev gjort til skamme med Epson WorkForce Pro. De besparelser, vi har set i pris pr. side og energiforbrug, har overbevist mig. Det kan lyde som en banalitet, men noget så simpelt som at øge antallet af ark, du kan fremstille pr. blækpatron, har gjort en afgørende økonomisk forskel for virksomheden."

 

Fremstilling af effektive marketingmaterialer

Ud over udskrivning af papirarbejde til egen intern brug er Mazuma stærkt afhængig af udskrevet kvalitetsmateriale til al marketing- og klientkommunikation. WorkForce Pro's udskrivningsopløsning på 4800 x 1200 dpi har betydet, at virksomheden opfylder behovet for kvalitetsudskrivning til kunderne.

Cohen uddyber: "En af de helt store udfordringer, vi som virksomhed står over for, er at forklare, hvad vores forretning går ud på. Folk tror simpelthen ikke, at vi kan tilbyde det, vi gør, til priser, der begynder fra blot GBP (£) 20. For at løse dette problem spiller udsendelsen af originale kommunikationsmaterialer til kunder og kundeemner en central rolle. WorkForce Pro har været perfekt til dette med fremstilling af salgsmateriale i høj kvalitet og klare farver, så vi ikke behøver at betale prisen for at outsource denne opgave til en tredjepart."

Cohen ser også farveudskrivning som en vigtig hjælp, når hun og Hughes skal bestemme sig for nye skabeloner til udformning af hjemmesiderne. Virksomheden er i gang med at udforme et nyt design til deres websted, og hvis de kan få farveudskrifter af det nye webstedsdesign, er det en god hjælp til at se mulighederne klart.

Hun tilføjer: "Cirka 80 % af Mazumas forretning kommer på nuværende tidspunkt fra personer, som finder os online, så det er vigtigt, at vores websted ser godt ud. De fysiske udskrifter hjælper mig virkelig til at forme udseendet på firmaets nye websted og diskutere dette med Sophie. Farvenøjagtigheden i WorkForce Pro er af afgørende betydning i denne proces."

 

Udfordring af konventionerne

I alt, lige fra deres forretningsmodel til deres lilla brevpapir, er Cohen og Hughes pionerer inden for regnskabsbranchen, en rolle som de er mere end tilfredse med. Dette gælder også deres valg af teknologi til virksomheden, som de mener hjælper dem til at skabe en konkurrencefordel. De opfatter valget af printer som symbolsk for dette.

"Mens mange andre i branchen stadigvæk bruger laserprintere, er vi gået over til inkjetprintere og har oplevet bedre kvalitet og mere omkostningseffektive resultater. Dette blot for at vise, at der altid er plads til forandringer selv i en stærkt reguleret, traditionel branche som regnskabsvæsen", konkluderer Cohen.